Cómo las PYMES pueden conseguir los resultados esperados a partir del análisis de datos. La importancia de los KPI’s.

Los KPI’s o cuyas siglas en inglés indican Key Performance Indicator son conocidos en su traducción al castellano como medidores de desempeño. En la actualidad, entre sus muchos usos, dichas métricas sintetizan información con el objetivo de poder tomar mejores decisiones en un negocio o un proyecto. Su buena utilización puede ayudar a generar un incremento de los beneficios mediante un mejor enfoque de la estrategia de planificación que se va a llevar a cabo en un futuro cercano.

Su adecuada gestión consigue importantes avances en el conocimiento interno del negocio, sin embargo existen dos problemas tanto en su uso como en su desuso dentro de las PYMES: la infrautilización de los KPI’s como medida de análisis o el uso incorrecto de esta herramienta. ¿Cómo administrar los KPI’s correctamente?¿Cuáles aquéllos que merecen la pena? En R&T Soluciones te damos varias pistas.

Si atendemos a su esencia, un KPI lo forma una relación de los datos entre sí escogidos por nosotros para obtener el resultado que buscamos. Dicho resultado debe ser medible y sobre todo comparable, dado que la finalidad nunca va a ser otra que compararlo con uno semejante ya sean con datos históricos o con empresas de la competencia (benchmarking). Siendo importantísimo estudiar el mercado, dado que el dato obtenido es por si solo no tiene valor. Os habrán dicho alguna vez aquello de “las comparaciones son odiosas” sin embargo esas comparaciones la realizan vuestros clientes a la hora de elegir vuestro producto y por qué no, vosotros deberíais de realizarlas para compararos con la competencia y así conocer donde y en qué podéis mejorar vuestro negocio.

MARGEN SOBRE VENTAS =

INGRESOS / COSTES DE PRODUCCIÓN

Por ende, la primera sugerencia que os hacemos desde R&T Soluciones es utilizar los KPI’s como métrica para compararos con vuestros históricos y con vuestra competencia fundamentalmente con prioridad en esta última.

En segundo lugar, nos hemos referido a la importancia de la elección de los datos para realizar los KPI’s, pues bien esto forma parte de la siguiente problemática a las que nos enfrentamos. Muchas empresas que trabajan con ellos creen que cuantas más métricas o ratios analicemos mayor será la profundidad del estudio o de la viabilidad del proyecto. Dicha vertiente sugiere inducir al error ya que un cúmulo sin sentido de métricas puede llevarnos a desechar un proyecto idóneo o por el contrario realizar una incorrecta gestión de nuestros recursos. Lo ideal es enfocarse en pocos KPI’s que sean fundamentales para realizar nuestro estudio que, a posteriori, nos ayudarán a tomar las decisiones más eficientes mientras hacemos un seguimiento de los mismos en el tiempo. No son ni mucho menos ratios cerrados pero podemos sacar partido de aquellos que ya existen para potencialmente asegurar nuestro éxito.

Por último, en cuanto a la variedad, existen muchos ratios fundamentalmente sectoriales, no obstante, hay varios que son generalizados y podemos aplicar en cualquier circunstancia: margen sobre ventas, compra por visualización de producto y tasa de retorno son algunos de los más utilizados y aunque su seguimiento no aseguran por si solos que vuestro beneficio sea mayor en un futuro próximo, quizá os ayuden a tomar decisiones a largo plazo para mejorar vuestro negocio.

Si estáis pensando en utilizar medidores de desempeño en vuestro negocio lo ideal es acompañarlo con un cuadro de mandos, a ser posible dinámico. Nosotros trabajamos en R&T Soluciones con Microsoft Power BI.

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